Datenschutzerklärung für Microsoft Teams

Wir setzen Plattformen und Anwendungen anderer Anbieter zu Zwecken der Durchführung von Video und Audio-Konferenzen und sonstigen Arten von Video und Audio-Meetings ein.  

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir, die UmweltBank AG, über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Zu diesen Daten können insbesondere Anmelde- und Kontaktdaten, visuelle sowie stimmliche Beiträge sowie Eingaben in Chats und geteilte Bildschirminhalte gehören.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher gem. Artikel 4 Abs. 7 DSGVO ist:
UmweltBank AG
Laufertorgraben 6
90489 Nürnberg

E-Mail: hallo@umweltbank.de
Telefon: +49 911 5308-2020

2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir

Im Rahmen unserer Online Meetings unter Nutzung von Microsoft Teams verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten:

• Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen),
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern),
• Inhaltsdaten (z.B. Eingaben in Onlineformularen),
• Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten),
• Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen).

3. Microsoft Office 365®, Microsoft Teams Videokonferenz

Microsoft Teams ist Teil von Microsoft Office 365®.  
Microsoft Office 365® ist eine Software der Firma:

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18, Ireland

Microsoft Teams ist eine Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattform für einzelne Nutzer, Teams, Communities und Netzwerke, die Unternehmensverband übergreifend eingesetzt wird. Dieses beinhaltet unter anderem eine Videokonferenzfunktion.  

Zur Nutzung von Microsoft Teams kann ein Nutzerkonto erstellt werden. 
Die Datenverarbeitung von Microsoft Office 365® erfolgt auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union, konkret in Irland, den Niederlanden, der Bundesrepublik Deutschland, und den USA. Hierzu haben wir mit Microsoft eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Artikel 28 DSGVO abgeschlossen. Entsprechend haben wir für Microsoft Office 365® umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen mit Microsoft vereinbart. Diese entsprechen dem aktuellen Stand der Technik der IT-Sicherheit z.B. hinsichtlich Zugriffsberechtigungs- und Ende-zu-Ende-Verschlüsselungskonzepten für Datenbanken, Server und Datenleitungen.

Desweiteren haben wir in Microsoft Office 365® die Funktionalität „Customer Log Box“ implementiert. Dadurch existiert keinerlei Zugriffsmöglichkeit von Microsoft auf unsere Daten in Microsoft Office 365®.

Microsoft kann zum Zweck der Fernwartung einen Zugriff beantragen. Dieser Zugriff wird von uns im Einzelfall geprüft. Ist der Zugriff erforderlich, so erteilen wir Microsoft die notwendige Genehmigung. Ein solcher Zugriff kann auch durch verbundene Unternehmen von Microsoft, auch außerhalb des Gebietes der Europäischen Union, erfolgen. Für den Fall des Zugriffs von außerhalb der Europäischen Union im von uns genehmigten Einzelfall haben wir EU-Standardverträge (Standarddatenschutzklauseln) mit Microsoft abgeschlossen. Um ein angemessenes Datenschutzniveau beim Transfer personenbezogener Daten in ein Drittland wie die USA in diesem konkreten Fall zu garantieren, haben wir, wie oben beschrieben, ergänzende Maßnahmen in Form dem Stand der Technik entsprechender technischer und organisatorischer Maßnahmen wie z.B. Zugriffsberechtigungs- und Verschlüsselungskonzepte für Datenleitungen, Server und Datenbanken implementiert.

Microsoft behält sich vor, Kundendaten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen von Microsoft haben wir keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungstätigkeiten und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen.  
Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigten, bitten wir Sie die entsprechende Erklärung von Microsoft einzusehen.

Durch die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams können wir Ihnen eine Teilnahme über Video / Audio an unseren Onlinemeetings anbieten. Bei Team Meetings werden Audioeingaben und Videoaufnahmen durch unsere Konfiguration von Microsoft Teams verhindert. Eine Aufzeichnung des Meetings erfolgt nicht!

Die Datenverarbeitungen erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a. DSGVO), Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO), oder unseres berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse: Durchführung von effizienten und sicheren Online-Meetings zur Information der Teilnehmenden über fachliche Themen, sowie das Unternehmen als auch seine Geschäftsaktivitäten, Ermöglichung von Bewerbungsgesprächen in Zeiten einer Pandemie.

4. Weitergabe an Dritte

Wie oben dargestellt nutzen wir Microsoft für Microsoft Office 365® als Auftragsverarbeiter i.S.d. Artikel 28 DSGVO.

5. Datenspeicherung

Login-Daten und IP-Adressen werden spätestens nach 93 Tagen gelöscht.

6. Ihre Rechte

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.  

Recht auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.  

Recht auf Berichtigung: Sie haben entsprechend den gesetzlichen Vorgaben das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.  

Widerspruchsrecht: Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Basis eines Interessenausgleichs verwenden, können Sie der Verwendung Ihrer Daten widersprechen. In diesem Fall werden wir Ihre Daten nicht mehr verwenden, es sei denn, unsere Interessen überwiegen.  

Wenn Ihre personenbezogenen Daten in ein Land außerhalb der EU übertragen werden, das keinen adäquaten Schutz bietet, können Sie eine Kopie des Vertrags verlangen, der einen adäquaten Schutz personenbezogener Daten vorsieht. Sofern Sie eine Einwilligung für die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.  

7. Ansprechpartner

Bei Fragen zum Thema Datenschutz wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:

UmweltBank AG
Datenschutzbeauftragter
Laufertorgraben 6
90489 Nürnberg

E-Mail: datenschutz@umweltbank.de